Pengarsipan Harus Ditunjang Dengan Sistem Penyimpanan Yang Baik dan Benar

Samarinda --- Berdasarkan hasil monitoring yang dilakukan Dinas Kependudukan, Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak (DKP3A) Kaltim di kabupaten/kota se Kaltim, bahwa pengelolaan arsip administrasi kependudukan secara umum masih kurang baik. Contohnya belum memiliki ruang arsip tersendiri yang memenuhi standar sehingga arsip-arsip seperti buku register masih terlihat berserakan dibeberapa tempat. Disamping mengganggu pemandangan juga bisa mengganggu kesehatan pegawai, petugas akan kesulitan mencari arsip dokumen kependudukan apabila dibutuhkan dalam waktu yang cepat. Kepala Dinas KP3A Kaltim Halda Arsyad mengatakan, data dan informasi dari registrasi kejadian penting merupakan salah satu sumber informasi yang diandalkan, sehingga harus dikelola dengan tepat, karena pada hakekatnya merupakan aset berharga, dapat dipakai sebagai bahan perumusan kebijakan. “Oleh karenanya membutuhkan suatu sistem pengarsipan yang ditunjang sarana dan prasarana penyimpanan yang baik dan benar,” ujar Halda pada Bimbingan Teknis Pendokumentasian dan Penatausahaan Dokumen Administrasi Kependudukan Provinsi Dan Kabupaten/Kota se Kalimantan Timur yang berlangsung secara virtual, Kamis (6/8/2020). Halda melanjutkan Bimtek ini sangat penting dan strategis mengingat permasalahan pengelolaan arsip yang sering ditemui adalah sulitnya menemukan kembali dokumen lama yang telah diterbitkan sehingga hal ini akan menimbulkan permasalahan dan dapat berdampak hukum apabila menyangkut status keperdataan seseorang. Hal yang tak kalah penting dalam pendokumentasian dan penatausahaan dokumen administrasi kependudukan adalah tatacara pemusnahan dokumen kependudukan invalid seperti KTP-el, KK, KIA dan Akta Pencatatan Sipil karena gagal encode,  rusak, gagal cetak dan perubahan elemen data. Ia mengimbau Kepala Dinas Dukcapil agar bisa melakukan pemusnahan dokumen kependudukan invalid tersebut dengan cara dibakar setiap hari, tidak perlu menunggu banyak dengan dilengkapi berita acara pemusnahan. “Sebagaimana tertuang dalam Permendagri 104 tahun 2019 untuk mencegah hal-hal yang tidak diinginkan. Apalagi tahun 2020 adalah tahun-tahun politik, pelaksanan pilkada serentak yang bisa saja dokumen invalid tersebut disalahgunakan oleh oknum tertentu yang tidak bertanggung jawab untuk merusak citra dan nama baik Dinas Dukcapil,” imbuh Halda. Halda menuturkan, bimtek ini sebagai upaya mewujudkan Good Governance, Clean Governance dan pelayanan publik yang lebih baik serta sebagai upaya meningkatkan keterampilan dan pemahaman aparatur penyelenggara di bidang kearsipan di Provinsi dan Kabupaten/Kota Tampak hadir menjadi narasumber Direktur Pendaftaran Pendudukan Ditjen Dukcapil Kemendagri David Yama dan Kadis Dukcapil Kota Balikpapan Hasbulllah Helmi. (dkp3akaltim/rdg)