DKP3A Kaltim Gelar Bimtek Pendokumentasian dan Penatausahaan Dokumen Adminduk

Samarinda — Berdasarkan hasil monitoring yang telah dilakukan di Kabupaten/Kota se Kalimantan Timur, bahwa pengelolaan arsip administrasi kependudukan secara umum masih kurang baik. Contohnya belum memiliki ruang arsip tersendiri yang memenuhi standar sehingga arsip-arsip seperti buku register masih terlihat berserakan dibeberapa tempat. Hal ini, disamping mengganggu pemandangan juga bisa mengganggu kesehatan dan tentu saja petugas akan kesulitan mencari arsip dokumen kependudukan apabila dibutuhkan dalam waktu yang cepat.

Kepala Dinas Kependudukan, Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak (DKP3A) Kaltim, Noryani Sorayalita, mengatakan petugas harus memahami dan menguasai cara mengelola arsip, mengklasifikasikan dan mengkodefikasikan arsip yang baik sehingga mudah dicari dan ditemukan apabila dibutuhkan.

“Selain itu, perlu pula mengadopsi pengelolaan Arsip Digital yang telah diimplementasikan oleh Disdukcapil Kota Samarinda sehingga mampu mengurangi banyaknya berkas manual yang tentu saja memerlukan tempat dan jika terlalu lama akan berbahaya bagi kesehatan,” ujar Soraya pada kegiatan Bimbingan Teknis Pendokumentasian dan Penatausahaan Dokumen Administrasi Kependudukan Provinsi Dan Kabupaten/Kota se Kalimantan Timur Tahun 2021, berlangsung di Hotel Selyca Mulia, Kamis (23/9/2021).

Ini sangat penting dan strategis, mengingat permasalahan pengelolaan arsip yang sering kita temui adalah sulitnya menemukan kembali dokumen lama yang telah kita terbitkan sehingga hal ini akan menimbulkan permasalahan dan dapat berdampak hukum apabila menyangkut status keperdataan seseorang.

Soraya juga menegaskan hal yang tak kalah penting dalam pendokumentasian dan penatausahaan dokumen administrasi kependudukan adalah terkait tatacara pemusnahan dokumen kependudukan invalid seperti KTP-el, KK, KIA dan Akta Pencatatan Sipil karena gagal encode, rusak, gagal cetak dan perubahan elemen data.

Ia mengimbau, Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil kabupaten/kota agar bisa melakukan pemusnahan dokumen kependudukan invalid tersebut dengan cara dibakar setiap hari.

“Tidak perlu menunggu banyak, dengan dilengkapi berita acara pemusnahan sebagaimana tertuang dalam Permendagri 104 tahun 2019 untuk mencegah hal-hal yang tidak diinginkan apalagi tahun 2021 adalah tahun pencanangan peningkatan kualitas layanan adminduk,” imbuh Soraya.

Kegiatan ini diikuti sebanyak 40 peserta dari Dinas Dukcapil se Kaltim. Hadir menjadi narasumber Kasub Direktorat Identitas Penduduk Dirjen Dukcapil, Maharani, Kasi Layanan Kearsipan, Dewi Susanti, dan Kabid Pengelolaan Informasi Adminduk Disdukcapil Samarinda, Didik Purwanto. (dkp3akaltim/dell)